Zwei Tage Verwaltungsarbeit weg: Dieses KI-Skript erledigt sie für uns

Rechnungen öffnen. Beträge kontrollieren. Daten ins Bankensystem übertragen. Noch einmal kontrollieren. Die nächste Rechnung öffnen. Und wieder von vorne.

Solche Arbeiten gehören in vielen Unternehmen einfach dazu. Bei uns auch. Der Auslöser, sie wirklich zu hinterfragen, war ein personeller Wechsel: Die Verwaltungskraft, die diese Aufgaben bisher erledigt hatte, schied aus unserem Team aus. Statt die Position einfach genauso nachzubesetzen, haben wir uns angesehen, welche Tätigkeiten dahinterstecken und ob wir sie überhaupt noch in diesem Umfang brauchen. Also haben wir mit Unterstützung von KI ein eigenes Skript gebaut. Heute erledigt es in Minuten, was uns vorher tagelang beschäftigt hat.

Bei unseren fachlichen Prozessen stellen wir uns diese Frage ständig: Was können wir automatisieren? Was lässt sich systematisieren, ohne dass die Qualität leidet? Im eigenen Fach will man schließlich immer besser werden. In der Verwaltung waren wir dagegen erstaunlich betriebsblind.

Als wir genauer hingesehen haben, war das Ergebnis ziemlich deutlich: eineinhalb bis zwei Arbeitstage pro Monat gingen für wiederkehrende Verwaltungsarbeit drauf. Mit Unterstützung von KI haben wir ein eigenes Skript gebaut und weitere Abläufe automatisiert. Heute laufen viele dieser Aufgaben in Sekunden oder Minuten, für die wir vorher viele Stunden gebraucht haben.

Sie können unsere Infos entweder im Stillen in 5 Minuten hier lesen oder Sie sehen sich das Video mit unserem Gründer Manuel Diwosch auf Youtube an:

Wir haben fünfstellige Beträge händisch abgetippt. Im Jahr 2026.

Unser System konnte die Daten für Lastschrifteinzüge nicht direkt als passende XML-Datei für die Bank ausgeben. Also blieb nur der wenig elegante Weg: Rechnungen öffnen und die notwendigen Daten händisch ins Bankensystem übertragen.

Bei teilweise fünfstelligen Rechnungsbeträgen wollten wir uns dabei keinen Tippfehler leisten. Deshalb galt ein strenges Vier-Augen-Prinzip. Einer tippte ab, ein anderer kontrollierte. Allein dieser Ablauf blockierte regelmäßig vier bis fünf Stunden.

So wurden aus Stunden plötzlich Sekunden

Ein CRM-Wechsel kam für uns praktisch nicht infrage. Darin stecken sämtliche Kundendaten, Kontodaten, Firmendaten und wichtige Abläufe wie das Mahnwesen. All das zu übertragen und neu einzurichten wäre extrem aufwendig und teuer gewesen.

Zusätzliche Software wäre ebenfalls keine ideale Lösung gewesen. Sie muss mit den bestehenden Systemen kompatibel sein und kostet schnell 100 Euro oder mehr im Monat. Deshalb haben wir uns angesehen, welche Daten vorhanden sind und welches Format die Bank am Ende braucht.

Mit Unterstützung von KI entstand daraus innerhalb eines Tages ein Python-Skript. Es verarbeitet unsere Rechnungen und erstellt daraus die benötigten XML-Dateien. Aus mehreren Stunden Abtippen und Kontrollieren wurden Sekunden.

Der nächste Zeitfresser war schnell gefunden

Bei Lieferantenrechnungen bestand das gleiche Problem in die andere Richtung. Rechnungen kamen herein, Überweisungsdaten mussten übernommen und mehrere Zahlungen vorbereitet werden.

Auch diesen Ablauf übernimmt heute ein Skript. Die Rechnungen werden eingelesen und die benötigten Daten für die Überweisungen vorbereitet. Zig Zahlungen lassen sich dadurch in wenigen Minuten erledigen.

Die Buchhaltung läuft jetzt von selbst

Bei der Vorbereitung für den Steuerberater ging es ähnlich weiter: Rechnungen einlesen, nach einem vorgegebenen Schema umbenennen, sortieren und zuordnen. Heute übernimmt die Technik einen großen Teil davon. Wir kontrollieren die vorbereiteten Unterlagen und laden sie anschließend nur noch hoch.

Wie “ein paar” Zeilen Code Ihr Leben verändern können

Unternehmen suchen bei solchen Problemen schnell nach einem neuen CRM, einer neuen Buchhaltungssoftware oder einem zusätzlichen kostenpflichtigen Modul. Dabei ist die große Lösung manchmal schlicht unnötig.

Das kann die richtige Lösung sein. Manchmal ist es aber viel zu groß gedacht.

Wenn ein bestehendes System grundsätzlich funktioniert und nur ein bestimmter Ablauf unnötig viel Handarbeit verursacht, kann eine kleine individuelle Lösung ausreichen. Genau dabei verändert KI gerade die Möglichkeiten. Kleine Skripte und Automatisierungen lassen sich heute wesentlich schneller entwickeln als noch vor wenigen Jahren.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Welche neue Software brauchen wir?“ Sondern: „Welche Arbeit machen wir jeden Monat immer wieder, obwohl sie eigentlich ein Computer erledigen könnte?“

Sparen Sie sich das Abtippen: Unser Skript gibt es kostenlos

Übertragen Sie Rechnungsdaten für Lastschriften oder Überweisungen ebenfalls noch händisch in Ihr Banksystem? Dann müssen Sie bei der Lösung nicht bei null anfangen.

Die Entwicklungsarbeit für unsere Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsprozesse haben wir bereits gemacht. Wenn Sie vor einem ähnlichen Problem stehen, müssen Sie deshalb nicht bei null anfangen. Deshalb geben wir das Skript, das bei uns im Einsatz ist, kostenlos weiter.

Schreiben Sie an hallo@klickbeben.com und wir schicken Ihnen das Skript kostenlos zu. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung und ohne Haftung.

Falls das Skript mit Ihrem System nicht direkt funktioniert, schauen wir uns eine Anpassung gerne an. Sofern das technisch in unseren Möglichkeiten liegt, ist das in der Regel mit überschaubarem Aufwand machbar.

Herzlichst
Manuel Diwosch

*Beitragsbild wurde mit KI erstellt