Seit Februar 2022 nutzen wir bei klickbeben die Kanban-Methode für das Projektmanagement. Was Kanban ist und wie wir es verwenden, erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
Was ist die Kanban-Methode?
Kanban begann als ein Optimierungssystem in der Industrie und wurde vom Autohersteller Toyota geprägt. Anstatt eines Push-Prinzips verfolgt diese Methode ein Pull-Prinzip.
Bedeutet: Anstatt bei jedem Fertigungsschritt immer möglichst viel gleichzeitig zu produzieren, wird erst dann der nächste Prozess begonnen, wenn der vorherige gänzlich abgeschlossen ist.
Das klickbeben Kanban-Board
Als Beispiel sehen Sie hier unser Kanban-Board – nicht das richtige, aber fast.
Bei Kanban wird immer von links nach rechts gearbeitet, ein Zurück gibt es nicht.
Ganz links sehen Sie den Optionen-Pool. Dort befinden sich die Projekte, die noch nicht gestartet wurden. Wenn jemand im Team die zeitlichen Kapazitäten hat, kann er eines dieser drei Projekte übernehmen.
Danach sehen Sie unterschiedliche „Lanes“ – also Bahnen. Diese entsprechen auf dem Bild unseren Dienstleistungen bei der Online Marketing Agentur klickbeben: Website-Projekte, Content Marketing, SEO-Belange, usw.
Rechts sind noch die Spalten für die Abrechnung: Welche Rechnungen müssen noch gestellt werden, welche wurden gestellt, welche bezahlt, usw.
So funktioniert unser Kanban-Board
Wie erwähnt, dürfen Karten erst von einem Schritt zum nächsten bewegt werden, wenn der aktuelle Prozess abgeschlossen ist.
Bevor nun das gelbe Kärtchen weitergezogen werden darf, wird zuerst das Konzept intern korrigiert – darum die Lupe unterhalb des Kärtchens. Erst wenn die Freigabe für das Konzept erteilt wurde, darf sich einer unserer Grafiker an die Design-Erstellung machen.
Damit wir wissen, wann wir eine Karte bewegen dürfen, markieren wir diese mit dem entsprechenden Icon. Als Markierung nutzen wir den Pfeil, den Sie beim grünen Kärtchen sehen. Er signalisiert, dass der aktuelle Prozess abgeschlossen ist und die nächste Person übernehmen kann.
Manchmal ergeben sich durch dieses System ein paar Probleme. Beispielsweise dann, wenn ein Kunde lange für eine Freigabe braucht.
Sehen Sie den Einkaufswagen unterhalb des blauen Kärtchens? Das bedeutet, dass die Texte gerade vom Kunden kontrolliert werden. Wenn die Kontrolle lange dauert, halte ich damit die gesamte Lane auf und die Social-Media-Projekte verzögern sich.
Deshalb ist es wichtig, dass wir uns um die Lösung eines solchen Problem kümmern, indem wir nach ein paar Tagen mal höflich beim Kunden nachfragen, bis wann seine Korrekturen denn abgeschlossen sind.
Tägliche Kanban-Meetings
Kanban sieht tägliche Team-Besprechungen vor, die genau 15 Minuten dauern.
Bei diesem Meeting kann entweder über alle Projekte oder über ausgewählte Karten gesprochen werden.
Die Sprechblase beim roten Kärtchen heißt, dass der Projektverantwortliche beim Tagesmeeting etwas zu sagen hat. Hätte er unser Icon mit dem Erste-Hilfe-Koffer gewählt, bräuchte er Hilfe beim aktuellen Schritt.
So sehen wir gleich auf einen Blick, wo es Probleme oder Redebedarf gibt, und können das im Kanban-Gespräch klären.
Damit wissen Sie jetzt, wie wir die Kanban-Methode in unseren Alltag einbauen. Im nächsten Beitrag verraten wir Ihnen unser Fazit! Lesen Sie also auf jeden Fall „Kanban bei klickbeben (Teil 2/3): Unser Fazit nach 6 Monaten“.
Herzlichst
Ihr klickbeben Redaktionsteam
Zu Lauras Aufgabenbereich als Junior Content Marketing Managerin gehören u.a. das Verfassen von Blogbeiträgen, Werbeschaltungen auf Google, Webseiten-Optimierungen, etc.
